Privacyverklaring

Wie is waarvoor verantwoordelijk

Voor je eigen accountgegevens (naam, e-mailadres, betaalgegevens, loggegevens) is UKIYO BV de verwerkingsverantwoordelijke.

Voor de gegevens die je als host over je gasten invoert of laat invoeren (gastenlijsten, RSVP's, foto's, berichten) ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en treedt YourInvited op als verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersclausule in onze algemene voorwaarden.

Welke gegevens we verwerken

Afhankelijk van hoe je YourInvited gebruikt, verwerken we:

• Accountgegevens van hosts: naam, e-mailadres en een versleuteld wachtwoord.
• Bestel- en betaalgegevens: wat je kocht, het bedrag, de status en het transactienummer van de betaaldienst. Je kaart- of bankgegevens komen nooit bij ons terecht.
• Gastenlijsten die hosts invoeren: namen en (optioneel) e-mailadressen van genodigden.
• RSVP-antwoorden van gasten: aanwezigheid, aantal personen, eventuele dieetwensen, muziekverzoeken en berichten.
• Foto's die gasten uploaden via de wegwerpcamera-module, en berichten uit het gastenboek: geschreven tekst, tot drie foto's en/of een ingesproken audiobericht (max. 30 seconden). Audio is een opname van een stem en dus een persoonsgegeven.
• Cadeaulijst: de naam die een gast achterlaat wanneer hij een cadeau reserveert, en de betaalgegevens (rekeningnummer, naam van de rekeninghouder, betaallink) die de host zelf invult om aan zijn gasten te tonen.
• Berichten die je via het contactformulier stuurt.
• Feedback die je ons in de studio geeft (wat je mist, wat misloopt, hoe vlot het ging).
• Technische loggegevens (zoals IP-adres) voor beveiliging en misbruikpreventie.

Waarom we ze verwerken (rechtsgronden)

We verwerken accountgegevens en uitnodigingsinhoud om de dienst te leveren (uitvoering van de overeenkomst, art. 6.1.b AVG). Bestel- en betaalgegevens verwerken we om de overeenkomst uit te voeren en om te voldoen aan onze boekhoudkundige en fiscale bewaarplicht (art. 6.1.c AVG). Beveiligingslogs en misbruikpreventie steunen op ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f). E-mails over je account (verificatie, wachtwoordherstel, bestelbevestiging, RSVP-bevestigingen) zijn noodzakelijk voor de dienst. Feedback die je ons geeft, en één eenmalige e-mail kort na je registratie waarin we vragen wat je mist, verwerken we op basis van ons gerechtvaardigd belang om de dienst te verbeteren (art. 6.1.f); je kan daar altijd bezwaar tegen maken, bijvoorbeeld door op die e-mail te antwoorden. Een reden die je opgeeft bij het verwijderen van je account bewaren we zonder koppeling aan je account.

Gastgegevens (gastenlijsten, RSVP's, foto's) worden ingevoerd door of namens de host. De host is verantwoordelijk om zijn gasten hierover te informeren en heeft daarvoor een eigen rechtsgrond nodig; YourInvited verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van de host om het evenement te ondersteunen.

Met wie we gegevens delen (verwerkers)

We verkopen nooit gegevens en gebruiken ze niet voor reclame. We doen een beroep op een beperkt aantal verwerkers, telkens onder een verwerkersovereenkomst:

• Resend (e-mailverzending): verwerkt e-mailadressen en mailinhoud.
• Mollie B.V. (betalingen): verwerkt je betaalgegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke; wij ontvangen enkel het transactienummer, het bedrag en de status.
• Onze hostingprovider: de applicatie en de PostgreSQL-database draaien op servers binnen de EU.
• Google Ireland Ltd. (Google Analytics): verwerkt geanonimiseerde bezoekstatistieken, enkel nadat je daar in de cookiebanner mee instemde. Zie het cookiebeleid hieronder.

Doorgifte buiten de EU

We streven ernaar alle gegevens binnen de Europese Economische Ruimte te houden. Waar een verwerker toch buiten de EER verwerkt, gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Google Analytics kan gegevens verwerken in de Verenigde Staten; Google LLC is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework.

Lettertypes en andere externe bestanden worden vanaf onze eigen servers geleverd, zodat je IP-adres bij het bekijken van een uitnodiging niet naar derden gaat.

Bewaartermijnen

Accountgegevens bewaren we zolang je account bestaat. Uitnodigingen, gastenlijsten, RSVP's, cadeaulijsten met hun reservaties en foto's bewaren we tot de host ze verwijdert of het account wordt verwijderd. Verwijder je je account, dan worden al je uitnodigingen en de bijhorende gastgegevens en foto's definitief gewist.

Bestel- en factuurgegevens moeten we wettelijk zeven jaar bijhouden (boekhoudkundige bewaarplicht). Die blijven dus bewaard, ook nadat je je account verwijdert, maar worden enkel nog voor die verplichting gebruikt.

Cadeaulijst en betalingen

Met de cadeaulijst kan een host een verlanglijst tonen en, als hij dat wil, zijn eigen rekeningnummer of betaallink erbij zetten. Wij tonen die gegevens en doen verder niets: YourInvited ontvangt, bewaart, verwerkt of stuurt geen enkele betaling van een gast aan een host door.

Betaal je als gast een bijdrage, dan gebeurt dat rechtstreeks tussen jou en je gastheren, buiten YourInvited om. Wij zien niet of een betaling gebeurd is, kunnen ze niet terugbetalen en zijn geen partij bij die betaling. Klopt er iets niet aan de gegevens, neem dan contact op met je gastheren.

Als host sta je ervoor in dat de betaalgegevens die je publiceert van jou zijn, correct zijn en dat je ze mag tonen. Ze zijn zichtbaar voor iedereen met de link naar je cadeaulijst.

Foto's en gasten

De wegwerpcamera en het gastenboek laten gasten inhoud achter op de uitnodiging van de host: foto's, geschreven berichten en ingesproken audioberichten. Als host sta je ervoor in dat je gasten weten dat er foto's en spraakopnames verzameld worden en dat je toestemming hebt voor foto's en opnames van herkenbare personen, in het bijzonder van minderjarigen. Een gast neemt zelf op en kan de opname voor het versturen wissen; staat het gastenboek openbaar, dan kunnen andere gasten de opname beluisteren.

Staat er inhoud op een uitnodiging die er niet hoort? Mail hello@yourinvited.app en we verwijderen ze.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van je gegevens.

In je studio kan je onder “Account” al je gegevens downloaden (export) en je account definitief verwijderen. Voor andere verzoeken mail je naar hello@yourinvited.app.

Ben je niet tevreden met hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Beveiliging

Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen (bcrypt), verbindingen verlopen via HTTPS, en toegang tot gastgegevens is beperkt tot de eigenaar van de uitnodiging. Publieke uploads zijn beperkt in omvang en frequentie. Bij een datalek met een risico voor jou melden we dat binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, waar vereist, aan jou.

Wat we opslaan

De volgende opslag is strikt noodzakelijk voor de werking van de site:

• Sessiecookie (ingelogde hosts): houdt je veilig aangemeld; vervalt na 7 dagen.
• Tijdelijke beveiligingscookies bij registratie en wachtwoordherstel: vervallen na 10 minuten.
• yourinvited-lang (lokale opslag, en een cookie zodra je zelf een taal kiest): onthoudt je taalkeuze (NL/EN), zodat we je niet opnieuw naar de taal van je browser sturen; de cookie vervalt na een jaar.
• Een lokale kopie van je ontwerp in wording, zodat je werk niet verloren gaat als je het tabblad sluit.

Analytische cookies (enkel met toestemming)

Bij je eerste bezoek vraagt een banner of we Google Analytics mogen gebruiken. Zolang je niet akkoord gaat, wordt er niets van Google geladen en wordt er geen enkele analytische cookie geplaatst. Weiger je, dan onthouden we dat en vragen we het niet opnieuw.

Ga je akkoord, dan plaatst Google Analytics 4 de cookies _ga en _ga_<id> (looptijd maximaal 13 maanden). Daarmee tellen we bezoeken en bekeken pagina's; IP-adressen worden door Google Analytics 4 niet opgeslagen. We gebruiken deze gegevens niet voor reclame en delen ze niet met andere partijen.

Je toestemming intrekken kan altijd via de knop Cookie-instellingen onderaan elke pagina: de banner verschijnt dan opnieuw en je kan weigeren. Verwijder daarna de bestaande _ga-cookies via je browserinstellingen.

Verder geen verbindingen met derden

Lettertypes, stockfoto's in de thema's en andere bestanden worden vanaf onze eigen domeinen geleverd. Je browser hoeft dus geen verbinding te maken met externe partijen om een uitnodiging te bekijken, en je IP-adres wordt daarbij niet met derden gedeeld. Op de uitnodigingspagina's zelf draait ook geen Google Analytics.

Enkel wanneer je effectief betaalt, word je doorgestuurd naar de beveiligde betaalomgeving van Mollie, die daar zijn eigen cookiebeleid hanteert.

Beheer

Je kan cookies en lokale opslag altijd wissen via je browserinstellingen. Zonder de essentiële cookies kan je niet inloggen.