yourinvited.app
Uitnodigen

Een gastenlijst maken: zo hou je het overzicht

· 2 min lezen

Een gastenlijst maak je in drie rondes: eerst iedereen die je zou kunnen uitnodigen, dan de lijst die past bij je budget en je zaal, en ten slotte de lijst van wie echt komt, met per gast het antwoord, een eventuele plus-één, de dieetwensen en voor welk deel van de dag hij is uitgenodigd. Het overzicht raak je kwijt als die drie lijsten op verschillende plekken staan. Hieronder hoe je ze in één lijst houdt.

Bekijk de collectie

Ronde 1: de lange lijst

Schrijf iedereen op, zonder te schrappen: familie van beide kanten, vrienden, collega's, buren, de mensen van de club. Doe het samen, elk apart, en leg de lijsten naast elkaar. Deze ronde gaat over niemand vergeten, niet over kiezen.

Ronde 2: de echte lijst

Nu kies je, met drie vragen per naam:

  • Zou ik deze persoon over een jaar nog zien?
  • Zou ik hem of haar missen op de dag zelf?
  • Past het aantal bij de zaal en het budget?

Ronde 2, vervolg: dagdelen

Bij een bruiloft hoeft niet iedereen de hele dag te komen. Zet per gast op de lijst voor welk deel hij is uitgenodigd: ceremonie, receptie, diner, avondfeest. Zo weet je per onderdeel de aantallen, en staat het ook juist op de uitnodiging.

Ronde 3: wie komt echt

Vanaf het versturen van de uitnodiging hou je per gast bij:

  • Of de uitnodiging verstuurd en geopend is.
  • Het antwoord: komt, komt niet, nog niets gehoord.
  • Met hoeveel: een partner, kinderen, een plus-één.
  • Dieetwensen en allergieën.
  • Praktisch: overnacht de gast, heeft hij vervoer nodig.

Eén lijst in plaats van drie

Een rekenblad werkt, zolang je de antwoorden er zelf in overtikt. Een digitale uitnodiging doet dat voor je: de gast antwoordt in de uitnodiging, en zijn antwoord, zijn plus-één en zijn dieetwensen staan meteen bij zijn naam. Bij YourInvited is dat de gastenlijst in je studio, met de stand per gast en een automatische herinnering aan wie nog niet antwoordde. Met het RSVP-dashboard, dat bij elk plan gratis inbegrepen is, zie je de aantallen, de dieetwensen en de plus-éénen in één overzicht.

Veelgestelde vragen

Hoeveel procent van de genodigden komt?

Reken op zeventig tot tachtig procent voor een bruiloft dicht bij huis, en minder als veel gasten moeten reizen. Nodig dus iets meer mensen uit dan de zaal strikt aankan, maar niet veel meer: wie afzegt, doet dat meestal pas laat.

Mag je een plus-één weigeren?

Ja, als je het consequent doet. Een gangbare regel: partners die samenwonen of lang samen zijn worden uitgenodigd, een losse date niet. Zet op de uitnodiging duidelijk wie is uitgenodigd, dan hoef je het niet uit te leggen.

Hoe hou ik een gastenlijst bij voor een bedrijfsevent?

Hetzelfde, maar per contact: naam, bedrijf, functie, wie hem uitnodigde, en het antwoord. Een persoonlijke uitnodigingslink per gast maakt het mogelijk om per contact te zien of hij geopend en geantwoord heeft.

Zelf een uitnodiging maken?

Kies een stijl, vul je eigen tekst en foto's in en deel één link. Starten is gratis; een betaalde stijl kost eenmalig €4,99 of €7,99 per event.

Bekijk de collectie

Lees ook

Alle gidsen