Uitnodigen via WhatsApp: zo doe je het goed
· 3 min lezen
Via WhatsApp uitnodigen is het snelst: één bericht en iedereen heeft het. Het gaat mis op twee plekken: de uitnodiging verdrinkt in de groepschat, en de antwoorden komen in losse berichten binnen die je zelf moet bijhouden. De oplossing is een bericht met een link naar één pagina waar alles staat en waar gasten antwoorden, zodat de chat weer een chat is. Hieronder hoe je dat aanpakt.
Bekijk de collectieGroepschat of persoonlijk bericht?
Een groepschat is handig voor een kleine, hechte groep die elkaar kent: vrienden, de familie. Iedereen ziet wie komt, en dat werkt aanstekelijk. Het nadeel: de uitnodiging zakt binnen een dag onder de reacties, en wie de groep stil zet, mist ze.
Een persoonlijk bericht werkt beter bij een grotere of gemengde groep, bij een verrassingsfeest, en bij alles waarvoor je per persoon wil weten of hij komt. Het kost meer tijd om te versturen, tenzij je het automatisch doet.
Wat zet je in het bericht?
Kort. Het bericht is de deurbel, de uitnodiging is de pagina erachter:
- Eén zin over wat je viert en wanneer.
- De link naar de uitnodiging.
- Eén zin over wat je van de gast verwacht: "Laat via de link weten of je komt."
Voorbeeld
"Hey! Ik word 40 en vier dat op zaterdag 20 juni. Alles staat hier: [link]. Laat je me via die link weten of je erbij bent? Tot dan!"
Geen lange tekst in de chat zelf: die wordt niet gelezen en niet teruggevonden. Alles wat gasten later nodig hebben (adres, uur, parkeren, cadeautip) staat op de pagina achter de link.
Antwoorden bijhouden
Laat gasten antwoorden op de uitnodiging zelf, niet in de chat. Dan hoef je geen berichten te tellen en zie je op één plek wie komt, wie niet en wie nog niets liet weten. Bij YourInvited is dat je studio; de herinnering aan wie nog niet antwoordde gaat automatisch, zodat je zelf niemand hoeft na te jagen.
Elke gast zijn eigen link
Wil je per gast weten wie de uitnodiging opende en antwoordde, dan geef je elke gast een persoonlijke link. Met de module Uitnodigen via WhatsApp en sms (€4,99 per event) stuur je die links vanaf je eigen telefoon, met één tik per gast, rechtstreeks naar zijn nummer. Geen groepschat nodig, en je ziet per gast wie antwoordde.
Veelgestelde vragen
Kan ik een digitale uitnodiging gewoon als afbeelding doorsturen?
Dat kan, maar dan verlies je het antwoorden en het aanpassen. Een afbeelding is een foto van een uitnodiging; een link is de uitnodiging zelf, met de antwoordknop, de route en alles wat je later nog verandert.
Wat als iemand geen WhatsApp heeft?
Dezelfde link werkt per sms, per e-mail of in elke andere chat. Een gast zonder smartphone opent ze op een computer, of krijgt een telefoontje.
Hoe voorkom ik dat de link in de groepschat verloren gaat?
Zet de uitnodiging vast bovenaan de groep (vastpinnen), en stuur een week voor de antwoorddeadline een korte herinnering met opnieuw de link. Of stuur elke gast een persoonlijk bericht; dat raakt niet zoek.
Zelf een uitnodiging maken?
Kies een stijl, vul je eigen tekst en foto's in en deel één link. Starten is gratis; een betaalde stijl kost eenmalig €4,99 of €7,99 per event.
Bekijk de collectieLees ook
- Digitale uitnodiging voor je verjaardag
- Digitale trouwuitnodiging maken
- Digitale of papieren uitnodiging: wat kies je?
- Wat betekent RSVP, en hoe gebruik je het?
- Een gastenlijst maken: zo hou je het overzicht